Փոքր թիմերի աշխատավարձը պարզեցված է. Ինչպես կարգավորել աշխատավարձը առանց կադրերի բաժնի

Աշխատավարձի մարտահրավեր փոքր թիմերի համար

Աշխատավարձի հաշվարկն այն խնդիրներից մեկն է, որը կարող է ճնշող թվալ փոքր բիզնեսի սեփականատերերի համար, ովքեր ղեկավարում են թիմն առանց HR աջակցության: Փոքր բիզնեսի ազգային ասոցիացիայի տվյալներով՝ փոքր բիզնեսի սեփականատերերի 40%-ը տարեկան ծախսում է ավելի քան 80 ժամ միայն աշխատավարձի և հարկերի պահպանման վրա: Երբ դուք կրում եք բազմաթիվ գլխարկներ՝ գործադիր տնօրենից մինչև գրասենյակի մենեջեր, աշխատավարձի հաշվարկների, հարկերի պահումների և համապատասխանության պահանջների բարդությունը կարող է զգալի բեռ դառնալ:

Լավ նորությունն այն է, որ ժամանակակից գործիքներն ու համակարգված մոտեցումները հասանելի են դարձրել աշխատավարձերի կառավարումը նույնիսկ այն թիմերի համար, որոնք չունեն HR բաժին: Հիմնականը հիմունքները հասկանալու, տեխնոլոգիայի օգտագործման և հստակ գործընթացների հաստատման մեջ է: Ճիշտ մոտեցման դեպքում աշխատավարձը կարող է ամսական գլխացավանքից վերածվել պարզեցված գործողության, որը տևում է ընդամենը րոպեներ, քան ժամեր:

Հասկանալով ձեր աշխատավարձի պարտավորությունները

Նախքան ձեր առաջին աշխատավարձը մշակելը, շատ կարևոր է հասկանալ, թե ինչն է ձեզնից օրենքով պահանջվում կարգավորել: Աշխատավարձը միայն չեկեր գրելը չէ, այն ներառում է համախառն աշխատավարձի հաշվարկ, հարկերի նվազեցում, նպաստների վճարումների կառավարում և բազմաթիվ պետական հաշվետվությունների ներկայացում:

Դաշնային և պետական հարկային պահանջներ

Դաշնային մակարդակում դուք պատասխանատու եք դաշնային եկամտային հարկի, Սոցիալական ապահովության հարկի (6,2% մինչև աշխատավարձի բազայի սահմանաչափի) և Medicare-ի հարկի (1,45% լրացուցիչ 0,9% բարձր եկամուտ ունեցողների համար) պահելու համար: Դուք պետք է նաև գործատուին վճարեք Սոցիալական ապահովության և Medicare-ի հարկերը, որոնք համընկնում են աշխատողներից ձեր պահածի հետ: Պետական պահանջները զգալիորեն տարբերվում են. որոշ նահանգներ չունեն եկամտահարկ, մինչդեռ մյուսներն ունեն պահումների բարդ կանոններ և լրացուցիչ հարկեր:

Դասակարգման հարցեր. աշխատակիցներն ընդդեմ կապալառուների

Աշխատողներին որպես անկախ կապալառուների սխալ դասակարգելը, երբ նրանք պետք է աշխատող լինեն, ամենասովորական և ծախսատար սխալներից մեկն է: Աշխատակիցները պահանջում են աշխատավարձի հարկեր, նպաստներ և պաշտպանություն աշխատանքային օրենսդրության համաձայն, մինչդեռ կապալառուները վճարումներ են ստանում առանց հարկերի պահումների: IRS-ն օգտագործում է երեք մասից բաղկացած թեստ, որը կենտրոնանում է վարքագծային հսկողության, ֆինանսական վերահսկողության և հարաբերությունների տեսակի վրա՝ ճիշտ դասակարգումը որոշելու համար:

Աշխատավարձի կարգավորման հիմնական քայլերը

Պատշաճ կարգավորումը աշխատավարձի սահուն գործառնությունների հիմքն է: Այս փուլում շտապելը հանգեցնում է սխալների, համապատասխանության խնդիրների և աշխատակիցների դժգոհության:

1. Ստացեք գործատուի նույնականացման համարը (EIN). այս դաշնային հարկային ID-ն անհրաժեշտ է հարկերը և այլ փաստաթղթեր IRS-ին զեկուցելու համար: Դուք կարող եք անվճար առցանց դիմել IRS կայքի միջոցով:
2. Գրանցվեք պետական գործակալություններում. Նահանգների մեծ մասը պահանջում է գրանցում գործազրկության ապահովագրության հարկի և, հնարավոր է, պետության համար հատուկ աշխատավարձի հարկերի համար: Մշակման ժամանակները տարբեր են, ուստի սկսեք այսքան շուտ:
3. Սահմանել աշխատավարձի գրառումները. Ստեղծեք յուրաքանչյուր աշխատակցի տեղեկատվությանը հետևելու համակարգ, ներառյալ Սոցիալական ապահովության համարները, հասցեները, պահումների նպաստները (ձև W-4-ից) և վճարման դրույքաչափերը:
4. Ընտրեք վճարման ժամկետները. Ընդհանուր տարբերակները ներառում են շաբաթական, երկշաբաթական, կիսամսյա կամ ամսական: Որոշելիս հաշվի առեք դրամական միջոցների հոսքերը և պետական պահանջները:
5. Ստեղծեք Աշխատավարձային բանկային հաշիվ. չնայած այն պարտադիր չէ, առանձին հաշիվը հեշտացնում է հետագծումը և պաշտպանում բիզնեսի միջոցները պատահական օվերդրաֆտներից:

Աշխատավարձի հաշվարկման գործընթացը

Աշխատավարձն իր հիմքում ներառում է համախառն աշխատավարձի հաշվարկ, նվազեցումներ և զուտ վարձատրություն: Եկեք բաժանենք յուրաքանչյուր բաղադրիչ:

Համախառն վճարի հաշվարկ

Ժամավարձի աշխատողների համար համախառն աշխատավարձը հավասար է աշխատած ժամերին՝ բազմապատկած ժամային դրույքաչափով, գումարած ցանկացած արտաժամյա աշխատանք (սովորաբար 1,5 անգամ սովորական դրույքաչափ՝ շաբաթական 40-ից ավելի ժամերի համար): Աշխատավարձով աշխատողների համար տարեկան աշխատավարձը բաժանեք վճարման ժամանակաշրջանների թվի վրա: Մի մոռացեք ձեր հաշվարկներում ներառել բոնուսներ, միջնորդավճարներ և այլ լրացուցիչ աշխատավարձեր:

Պահումների պահումներ

Կատարված նվազեցումները բաժանվում են երկու կատեգորիայի՝ նախահարկը և հետհարկը: Հարկերից առաջ նվազեցումները (օրինակ՝ կենսաթոշակային պլանի վճարումները և առողջության ապահովագրության վճարները) նվազեցնում են հարկվող եկամուտը: Հետհարկային նվազեցումները (ինչպես օրինակ՝ աշխատավարձի ձևավորումը կամ արհմիության տուրքերը) չեն ազդում հարկային հաշվարկների վրա: Դաշնային և նահանգային եկամտահարկի պահումների գումարները կախված են աշխատողի Ձև W-4-ից և հարկային աղյուսակներից:

Ժամանում զուտ վճարում

Զուտ վարձատրությունն այն է, ինչ իրականում ստանում են աշխատակիցները: Բանաձևը պարզ է. Համախառն վճարում - (Նախահարկային նվազեցումներ + հարկային պահումներ + հետհարկային նվազեցումներ) = զուտ վճարում: Կրկնակի ստուգեք այս հաշվարկները նախքան վճարումները մշակելը. սխալները կարող են հանգեցնել դժգոհության աշխատակիցների և ուղղման գլխացավերի:

Աշխատավարձի ճիշտ լուծում

Աշխատավարձի ձեռքով մշակումը աղյուսակներով կարող է աշխատել մեկ աշխատակցի համար, սակայն այն արագորեն դառնում է անկայուն: Աշխատավարձի ճիշտ լուծումը խնայում է ժամանակը, նվազեցնում սխալները և ապահովում համապատասխանությունը:

Աշխատավարձի ծրագրակազմի ընտրանքներ

Աշխատավարձի ժամանակակից ծրագրակազմը ավտոմատացնում է հաշվարկները, հարկային փաստաթղթերը և վճարումների մշակումը: Լուծումները տատանվում են հիմնական պլատֆորմներից, որոնք կարգավորում են հիմնական աշխատավարձը մինչև համապարփակ համակարգեր, որոնք ինտեգրում են ժամանակի հետևումը, նպաստների կառավարումը և HR գործառույթները: Փոքր թիմերի համար, առանց HR բաժինների, Mewayz-ի պես համընդհանուր հարթակներն առաջարկում են զգալի առավելություններ՝ համախմբելով բազմաթիվ բիզնես գործառույթներ:

Հիմնական հատկանիշներ, որոնք պետք է փնտրել

• Հարկերի ավտոմատ հաշվարկներ և գրանցումներ. համակարգը պետք է ավտոմատ կերպով հաշվարկի պահումները և ներկայացնի պահանջվող հարկային ձևերը:
• Անմիջական ավանդի հնարավորություններ. Աշխատակիցներն ակնկալում են էլեկտրոնային վճարումներ. ԱՄՆ-ի աշխատողների 94%-ը վճարում է ստանում ուղղակի ավանդի միջոցով:
• Աշխատակիցների ինքնասպասարկման պորտալ. թույլ է տալիս աշխատակիցներին մուտք գործել վճարման անդորրագրեր, հարկային ձևեր և թարմացնել անձնական տվյալները առանց վարչական բեռի:
• Ինտեգրում ժամանակի հետագծման հետ. համաժամացնում է աշխատած ժամերը անմիջապես աշխատավարձի հաշվարկների հետ:
• Բջջային կապի հասանելիություն. մշակեք աշխատավարձի վճարումը ցանկացած վայրից, երբ հեռակա կարգով կառավարում եք փոքր թիմը:

«Աշխատավարձի ամենամեծ սխալը, որ թույլ են տալիս փոքր բիզնեսը, համապատասխանության բարդությունը թերագնահատելն է: Այն, ինչ պարզ է թվում՝ աշխատողներին վճարելը, ներառում է տասնյակ դաշնային, նահանգային և տեղական կանոնակարգեր, որոնք հաճախ փոխվում են: Ավտոմատացումը ոչ միայն հարմար է, այլ նաև պաշտպանիչ է»: – Սառա Ջոնսոն, Փոքր բիզնեսի CPA

Քայլ առ քայլ. Mewayz-ի հետ աշխատավարձի հաշվարկ

Ահա, թե ինչպես կարելի է պարզեցնել աշխատավարձը ճիշտ համակարգով: Այս օրինակը օգտագործում է Mewayz-ի աշխատավարձի մոդուլը, որը ինտեգրվում է բիզնեսի այլ գործառույթների հետ՝ միասնական մոտեցման համար:

Քայլ 1. Վերանայել ժամանակի գրառումները

Եթե դուք օգտագործում եք Mewayz-ի ժամանակի հետագծումը, աշխատողի ժամերն ավտոմատ կերպով համաժամացվում են աշխատավարձի հետ: Վերանայեք ճշգրտությունը, հաստատեք արտաժամյա աշխատանքը և կատարեք ցանկացած անհրաժեշտ ճշգրտում: Աշխատավարձով աշխատող աշխատակիցների համար համակարգը ավտոմատ կերպով հաշվարկում է համապատասխան վարձատրության գումարը՝ հիմնվելով ձեր վճարման ժամանակահատվածի կարգավորումների վրա:

Քայլ 2. Ավելացնել լրացուցիչ վճարումներ

Ներառեք բոնուսներ, միջնորդավճարներ կամ փոխհատուցման գումարներ: Համակարգն ավտոմատ կերպով դրանք ճիշտ դասակարգում է հարկային նպատակներով՝ սովորական աշխատավարձեր ընդդեմ լրացուցիչ աշխատավարձերի, որոնք կարող են ունենալ պահումների տարբեր կանոններ:

Քայլ 3. Վերանայեք ավտոմատացված հաշվարկները

Mewayz-ը հաշվարկում է համախառն աշխատավարձը, բոլոր հարկերի պահումները (դաշնային, նահանգային, տեղական) և ցանկացած նպաստների նվազեցումներ՝ հիմնվելով ձեր կարգավորումների վրա: Նախքան շարունակելը, ստուգեք ամփոփագիրը՝ ճշգրտությունն ապահովելու համար:

Քայլ 4. Վճարումներ կատարել

Մեկ սեղմումով գործարկեք ուղղակի ավանդներ աշխատակիցների հաշիվներին և գրանցեք գործարքը: Համակարգն ավտոմատ կերպով ստեղծում է վճարման անդորրագրեր և դրանք հասանելի է դարձնում աշխատակիցներին իրենց ինքնասպասարկման պորտալի միջոցով:

Քայլ 5. Ֆայլի հարկերը ինքնաբերաբար

Mewayz-ը պատրաստում և ներկայացնում է պահանջվող եռամսյակային և տարեկան հարկային ձևերը, ներառյալ 941, 940, W-2 ձևերը և պետական համարժեքները: Համակարգը փոխանցում է հարկային վճարումները՝ համաձայն ձեր ավանդի ժամանակացույցի, ինչը ձեր ուսերից հանված է համապատասխանության զգալի բեռից:

Աշխատավարձի ընդհանուր որոգայթները և ինչպես խուսափել դրանցից

Նույնիսկ ավտոմատացման դեպքում աշխատավարձը պահանջում է ջանասիրություն: Ընդհանուր սխալների մասին տեղեկացվածությունն օգնում է ձեզ խուսափել թանկարժեք սխալներից:

Վերջնաժամկետները բացակայում են

Աշխատավարձի հարկի ուշ ավանդները կրում են տույժեր 2%-ից մինչև 15%՝ կախված այն բանից, թե որքանով են դրանք ուշացել: Սահմանեք օրացուցային հիշեցումներ բոլոր գրանցման վերջնաժամկետների համար, կամ ավելի լավ է՝ օգտագործեք հիշեցումներ և վճարումներ ավտոմատացնող համակարգ:

Աշխատողների սխալ դասակարգում

Ինչպես նշվեց ավելի վաղ, սխալ դասակարգումը հանգեցնում է հարկերի, տույժերի և հնարավոր դատական հայցերի: Կասկածների դեպքում դիմեք IRS ուղեցույցներին կամ մասնագետին: Աշխատավարձի շատ համակարգեր ներառում են դասակարգման ուղեցույցներ, որոնք կօգնեն ձեզ ճիշտ որոշումներ կայացնել:

Անհամարժեք գրառումների պահպանում

IRS-ը պահանջում է, որ աշխատավարձի գրանցումները պահպանվեն առնվազն չորս տարի: Սա ներառում է ժամանակացույցեր, հարկային ձևեր և վճարման գրառումներ: Թվային համակարգերն ավտոմատ կերպով ապահով կերպով պահպանում են այս գրառումները՝ վերացնելով փաստաթղթերի պահարանները և ապահովելով համապատասխանությունը:

Ձեր Աշխատավարձի գործընթացի ընդլայնում

Քանի որ ձեր թիմը մեծանում է, ձեր աշխատավարձի գործընթացը պետք է արդյունավետորեն մասշտաբի: Այն, ինչ աշխատում է երեք աշխատողների համար, կարող է չաշխատել երեսունի համար:

Երբ դիտարկել աութսորսինգը

Չնայած Mewayz-ի նման ծրագրակազմն ինքնաբերաբար կատարում է աշխատավարձի մեծ մասի առաջադրանքները, որոշ ձեռնարկություններ գերադասում են լիարժեք աութսորսինգը աշխատավարձի ծառայությունների մատակարարից: Սա սովորաբար իմաստ ունի, երբ դուք ունեք բարդ իրավիճակներ, ինչպիսիք են բազմաֆունկցիոնալ գործողություններ, բազմաթիվ կապալառուներ կամ ոլորտի մասնագիտացված պահանջներ:

ՄՌ գործառույթների ինտեգրում

Քանի որ դուք աճում եք, աշխատավարձը ավելի ու ավելի է հատվում HR-ի այլ գործառույթների հետ, ինչպիսիք են ներբեռնումը, նպաստների կառավարումը և համապատասխանությունը: Ինտեգրված հարթակը թույլ է տալիս նոր աշխատողներին ինքնաբերաբար կարգավորել աշխատավարձերի ցուցակում, նպաստների նվազեցումները անխափան կերպով համաժամեցնել, և համապատասխանության թարմացումները հոսել բոլոր համապատասխան մոդուլների միջոցով:

Ապագայի ապացուցված աշխատավարձի համակարգ

Աշխատավարձի կառավարումն առանց HR բաժնի լիովին հասանելի է գիտելիքների, գործընթացների և տեխնոլոգիաների ճիշտ համադրությամբ: Ամենահաջողակ փոքր բիզնեսները վարձատրությունը վերաբերվում են ոչ թե որպես ամսական աշխատանք, այլ որպես ինտեգրված բիզնես գործառույթ, որն ապահովում է և՛ գործառնական արդյունավետությունը, և՛ աշխատակիցների գոհունակությունը:

Հաստատելով ամուր հիմքեր, գործարկելով ավտոմատացումը և պահպանելով համապատասխանության նկատմամբ զգոնությունը՝ դուք կարող եք ապահովել, որ աշխատավարձի վճարումը դառնա ֆոնային գործընթաց, այլ ոչ թե կրկնվող ճգնաժամ: Քանի որ ձեր բիզնեսը զարգանում է, ձեր աշխատավարձի համակարգը պետք է զարգանա դրա հետ մեկտեղ՝ ձեր առաջին աշխատակցին վարելուց մինչև հիսուն կամ ավելի բարգավաճ թիմին աջակցելը: Նպատակը միայն աշխատավարձերի ճիշտ մշակումը չէ. դա ձեր ամբիցիաներին համապատասխանող համակարգ ստեղծելն է:

Հաճախակի տրվող հարցեր

Ո՞րն է ամենամեծ սխալը, որ թույլ են տալիս փոքր բիզնեսը աշխատավարձերի հետ կապված:

Ամենատարածված սխալը աշխատողների սխալ դասակարգումն է. աշխատողներին վերաբերվում են որպես անկախ կապալառուների՝ աշխատավարձի հարկերից խուսափելու համար, ինչը կարող է հանգեցնել զգալի տույժերի և հետադարձ հարկերի:

Որքա՞ն հաճախ պետք է աշխատեմ իմ փոքր թիմի համար:

Վճարումների ընդհանուր հաճախականությունը երկշաբաթական կամ կիսամսյա է: Որոշելիս հաշվի առեք ձեր դրամական հոսքերը, պետական պահանջները և աշխատակիցների նախասիրությունները:

Կարո՞ղ եմ օգտագործել աղյուսակային ծրագրակազմ աշխատավարձի համար:

Թեև հնարավոր է շատ փոքր թիմերի համար, աղյուսակները մեծացնում են սխալների ռիսկը և բացակայում են հարկերի ավտոմատ թարմացումները: Աշխատավարձի հատուկ ծրագրաշարն ավելի անվտանգ և արդյունավետ է:

Աշխատավարձի ի՞նչ գրառումներ պետք է պահեմ:

Պահպանեք աշխատած ժամերի, վճարման դրույքաչափերի, հարկային ձևերի և վճարումների գրառումները առնվազն չորս տարի՝ IRS-ի պահանջներին համապատասխանելու համար:

Ինչպե՞ս է աշխատավարձային ծրագրակազմը կարգավորում հարկային համապատասխանությունը:

Աշխատավարձի որակյալ ծրագրակազմն ավտոմատ կերպով հաշվարկում է պահումները, ներկայացնում է պահանջվող ձևերը և փոխանցում վճարումները՝ համաձայն ընթացիկ հարկերի դրույքաչափերի և ժամկետների: