وثائق تذكرة دعم Hubspot التفصيلية
تعمل الوظيفة الإضافية لتكامل تذكرة الدعم HubSpot على توصيل نظام النظام الأساسي الخاص بك بمنصة التذاكر الخاصة بـ HubSpot. يتيح لك هذا التكامل مزامنة تذاكر الدعم بين كلا النظامين، وإدارة HubSpot التذاكر مباشرة من النظام الأساسي، ومزامنة الردود على التذاكر تلقائيًا.
مقدمة
تعمل الوظيفة الإضافية لتكامل تذكرة الدعم HubSpot على توصيل نظام النظام الأساسي الخاص بك بمنصة التذاكر الخاصة بـ HubSpot. يتيح لك هذا التكامل مزامنة تذاكر الدعم بين كلا النظامين، وإدارة HubSpot التذاكر مباشرة من النظام الأساسي، ومزامنة الردود على التذاكر تلقائيًا. تتيح الوظيفة الإضافية إدارة التذاكر بسلاسة عبر الأنظمة الأساسية مع الحفاظ على اتساق البيانات.
كيفية تمكين هذه الوحدة
لإعداد إضافة تذكرة دعم Hubspot، يمكنك اتباع هذا الرابط: إعداد الإضافة
كيفية استخدام إضافة تذاكر دعم HubSpot؟
تكوين الإعدادات
- لتكوين تكامل تذكرة الدعم HubSpot، انتقل إلى الإعدادات ثم HubSpot تذكرة الدعم. ستجد هنا خمسة خيارات تكوين رئيسية تتحكم في كيفية عمل التكامل.
- أولاً، استخدم مفتاح التفعيل/التعطيل لتفعيل أو تعطيل التكامل بالكامل. عند التعطيل، لا يمكنك إدخال أي تفاصيل تهيئة. عند التفعيل، يمكنك الوصول إلى جميع الإعدادات الأخرى وسيصبح التكامل نشطاً بعد حفظ التغييرات.
- بعد ذلك، أدخل رمز الوصول الخاص بك في الحقل المخصص. يجب إنشاء هذا الرمز من حسابك HubSpot ويمكّن الاتصال الآمن بين HubSpot والمنصة لتبادل بيانات التذاكر.
- ثم حدد معرف البريد الإلكتروني للمالك، الذي يحدد عنوان البريد الإلكتروني الافتراضي للمستخدم HubSpot والذي سيتم تعيين التذاكر الجديدة له تلقائيًا عند إنشائها من خلال التكامل.
- قم بتكوين مفتاح تبديل المزامنة للتحكم في المزامنة التلقائية. عند التمكين، ستتم مزامنة أي تذاكر دعم جديدة أو محدثة تم إنشاؤها في الوظيفة الإضافية لتذكرة الدعم الخاصة بالمنصة تلقائيًا مع حساب HubSpot الخاص بك. يؤدي تعطيل هذا أيضًا إلى إخفاء حالة المزامنة في قائمة التذاكر.
- أخيرًا، قم بتعيين مفتاح الرد لإدارة مزامنة الرد. عند التمكين، سيتم دفع أي ردود يتم إجراؤها على التذاكر في الوظيفة الإضافية لتذكرة الدعم الخاصة بالمنصة تلقائيًا إلى التذكرة المقابلة في HubSpot.
إعدادات إشعارات البريد الإلكتروني
- لإعداد إشعارات البريد الإلكتروني لأنشطة التذاكر HubSpot، انتقل إلى الإعدادات، ثم إعدادات النظام، ثم إعدادات إشعارات البريد الإلكتروني وحدد موقع قسم تذكرة الدعم HubSpot.
- قم بتمكين "HubSpot تذكرة جديدة" لتلقي إشعارات البريد الإلكتروني عند إنشاء تذكرة جديدة من خلال التكامل.
- قم بتمكين "HubSpot الرد على تذكرة جديدة" لتلقي إشعارات البريد الإلكتروني عند إضافة رد إلى أي تذكرة HubSpot من خلال النظام.
سير عمل التكامل
- بمجرد التهيئة بشكل صحيح مع تمكين التبديل، يمكنك الوصول إلى HubSpot بيانات التذكرة من خلال قسم HubSpot وظيفة تذكرة الدعم الإضافية داخل لوحة التحكم الخاصة بك. يعرض التكامل جميع التذاكر HubSpot في موقع مركزي للإدارة المبسطة.
- يوفر التكامل مزامنة ثنائية الاتجاه بين النظام الأساسي الخاص بك و HubSpot: من HubSpot: يتم عرض التذاكر التي تم إنشاؤها في HubSpot تلقائيًا في قسم HubSpot تذكرة الدعم، إلى HubSpot: تتم مزامنة التذاكر التي تم إنشاؤها داخل HubSpot قسم تذكرة الدعم تلقائيًا مع HubSpot.
- لإنشاء تذكرة دعم HubSpot جديدة، انقر فوق الزر "إنشاء" في الزاوية اليمنى العليا. املأ نموذج إنشاء التذكرة بالتفاصيل التالية، وأدخل الموضوع، وحدد الأولوية (منخفضة، أو متوسطة، أو عالية، أو عاجلة) من القائمة المنسدلة، وحدد المرحلة (جديدة، أو قيد التقدم، أو قيد الانتظار، أو إغلاق) وأدخل الوصف. تتم مزامنة جميع التذاكر التي تم إنشاؤها حديثًا تلقائيًا مع HubSpot عند الإرسال.
- تعرض قائمة التذاكر الرئيسية جميع تذاكر الدعم بصيغة جدول منظمة بالأعمدة التالية: معرّف التذكرة (قابل للنقر للعرض التفصيلي)، الموضوع، المالك، الحالة (حالة المزامنة: غير مُزامَن، مُزامَن – مرئية فقط إذا كان إعداد المزامنة مُفعّلاً)، المؤشر البصري للأولوية (شارات مُلوّنة لمنخفض، متوسط، عالٍ، عاجل)، المرحلة: مرحلة سير العمل الحالية (جديد، معلّق، إلخ)، وتاريخ الإنشاء.
- استخدم شريط البحث في أعلى قائمة التذاكر لتحديد موقع تذاكر معيّنة بسرعة بإدخال كلمات مفتاحية متعلّقة بمعرّف التذكرة، أو الموضوع، أو المالك، أو حقول أخرى. يمكنك أيضًا التصفية حسب الحالة (إن كانت مُفعَّلة)، والمرحلة، والأولوية. انقر على زر "بحث" الأحمر لتنفيذ استعلامك.
- أثناء مزامنة التذاكر تلقائيًا، يمكنك تحديث بيانات التذاكر يدويًا من HubSpot في أي وقت عن طريق النقر على أيقونة المزامنة في عمود الإجراءات للتذاكر الفردية أو استخدام وظيفة المزامنة المجمعة.
الرد على HubSpot تذكرة الدعم
- عندما تنقر على أيقونة الرد من عمود الإجراءات في قائمة التذاكر، ستُوجَّه إلى صفحة الرد على التذكرة حيث يمكنك عرض تفاصيل التذكرة كاملة والرد على التذكرة. تعرض صفحة الرد معلومات شاملة منظّمة في أقسام متعددة، بما في ذلك رأس التذكرة مع المعرّف الفريد، وسطر الموضوع، وشارة المرحلة الملوّنة التي تشير إلى حالة سير العمل الحالية. يمكنك أيضًا رؤية مالك التذكرة، وطابع وقت الإنشاء، وفئة نوع التذكرة، مما يمنحك سياقًا فوريًا حول طلب الدعم. تضمن هذه الواجهة المركزية إمكانية الوصول إلى جميع اتصالات ومعلومات التذكرة في مكان واحد لإدارة دعم فعّالة.
- للرد على تذكرة، استخدم نموذج "إضافة رد" الموجود في منطقة المحتوى الرئيسية. ملحوظة: إذا لم تحتوي التذكرة على اسم مالك معين أو بريد إلكتروني للمالك في HubSpot، فسيتم تعطيل وظيفة الرد وستظهر رسالة تحذير. وهذا يضمن توجيه الردود إلى مالك صالح.
- يتيح لك الحقل "إلى البريد الإلكتروني" تحديد عنوان البريد الإلكتروني للمستلم أو إدخاله، في حين أن منطقة نص الرد على الرسالة هي المكان الذي تكتب فيه ردك التفصيلي. بمجرد كتابة رسالتك، انقر فوق الزر "إرسال رد" لإرسال ردك. تتم مزامنة جميع الردود تلقائيًا مع HubSpot وربطها بسلسلة التذكرة، مع الحفاظ على سجل الاتصالات الكامل.
- يعرض الشريط الجانبي الأيمن تفاصيل التذكرة الأساسية بما في ذلك معرّف التذكرة والمرحلة ومستوى الأولوية والطوابع الزمنية للإنشاء/التحديث. وأسفل ذلك، تُظهر لوحة معلومات المالك تفاصيل عضو الفريق المعيّن وسطر الموضوع ووصف التذكرة الكامل.
- يتيح لك قسم جهات الاتصال المرتبطة عرض وإدارة جميع جهات الاتصال المرتبطة بالتذكرة بالنقر على زر «إنشاء» لإضافة جهات اتصال جديدة أو حذف لإزالتها، ما يضمن بقاء الأطراف ذات الصلة فقط متصلة بمحادثة الدعم.
إدارة HubSpot جهات الاتصال
- يتيح قسم إدارة HubSpot جهات الاتصال للمستخدمين إدارة جهات الاتصال المرتبطة بتذاكر الدعم HubSpot بكفاءة. يمكنك الوصول إلى هذا القسم عن طريق النقر على زر جهات الاتصال الموجود أعلى صفحة إدارة تذاكر الدعم HubSpot.
- لإنشاء جهة اتصال جديدة، انقر زر «إنشاء» في الزاوية العلوية من الصفحة. يفتح ذلك نموذج إنشاء جهة الاتصال، حيث يمكنك إدخال المعلومات الأساسية مثل الاسم الأول والاسم الأخير والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف.
- تعرض صفحة قائمة جهات الاتصال جميع جهات الاتصال بتنسيق جدول منظم بأعمدة للاسم والبريد الإلكتروني والهاتف وتاريخ الإنشاء والإجراءات. استخدم شريط البحث في أعلى الصفحة للعثور بسرعة على جهات اتصال محددة بإدخال اسمها أو بريدها الإلكتروني أو رقم هاتفها، ثم انقر على زر البحث لتصفية النتائج.
- يتضمن كل صف جهة اتصال أيقونات إجراء لسهولة الإدارة. انقر على تعديل لتغيير تفاصيل جهة الاتصال الحالية، أو انقر على حذف لإزالة جهة اتصال من النظام.
كيفية إنشاء رمز الوصول:
- قم بتسجيل الدخول إلى البوابة HubSpot التي تريد التكامل معها.
- انتقل إلى الإعدادات (أعلى اليمين).
- في الشريط الجانبي الأيسر، اختر التكاملات > التطبيقات الخاصة.
- انقر على إنشاء تطبيق خاص.
- امنح التطبيق اسمًا (مثلًا «Ticket Sync») ووصفًا اختياريًا.
- تحت النطاقات، حدّد فقط الـ APIs التي تحتاجها فعلًا.
- انقر على إنشاء تطبيق → متابعة. HubSpot يُظهر نموذجًا بالرمز المميز مرة واحدة.
- خزّن الرمز في مكان آمن.